5 pasos para que tu kick off sea perfecto

El kick off, además de ser el punto de partida de cualquier proyecto, es el momento clave para sentar las bases. Y eso se traduce en éxito seguro. 

Durante esta reunión, todos los miembros del equipo se reúnen y se determina qué papel jugarán en el desarrollo del proyecto. 

Tenemos un sistema que tal vez te funcione. No lo hemos inventado nosotros, pero el descubrimiento ha sido todo un éxito. Es el método de las 5W: Who, What, Where, When and Why. 

¡Vamos allá!

No es que los demás sean prescindibles, pero una reunión con muchos asistentes suele dificultar la comunicación y que todo fluya. 

Si tienes a varias personas en cada uno de los equipos, invita a los responsables y asegúrate de que sean buenos comunicadores. Luego les tocará a ellos explicar al resto de miembros del equipo, los objetivos y tareas en las que enfocarse. 

Esto es trabajo que te tocará preparar antes de que el kick off empiece. Los objetivos deben ser un reflejo claro de los resultados que se espera obtener. 

Algunos objetivos serán más generales y otros más específicos. Cada uno de ellos servirá para fomentar la comunicación entre los miembros de tu equipo y que colaboren entre ellos. 

Además, al establecer los objetivos desde el principio, los asistentes serán capaces de localizarse en función de sus tareas. 

Es muy importante indicar dónde se celebrará un kick off porque ese detalle genera claridad, compromiso y organización desde el primer momento.

A veces será tan fácil como decir; “en la sala de reuniones”. Pero dependiendo de la estructura de tu empresa o tu equipo, tal vez haya que reservar la sala, preparar una conexión a los que se conectan telemáticamente, o pedirles a estos que asistan en persona. 

Y a ser posible, hazlo con tiempo. Si algunos tienen que desplazarse para asistir o incluso alojarse, necesitan más de tiempo para organizarse. 

Cuando el lugar está claro, el evento deja de ser algo abstracto y empieza a ser concreto; eso ayuda a que los asistentes lo prioricen en su agenda.

Esto además demostrará que hay una buena gestión desde el primer minuto.

Está claro, tienes que dejar bien claro cuándo se va a celebrar el kick off. 

De nuevo insistimos en dejar esto claro con tiempo suficiente. Porque cada equipo puede tener sus propias reuniones internas o fechas de entrega para otros proyectos. Lo mejor es que les des unos días de margen para que se guarden la fecha y puedan prepararse. 

¿Cómo pueden prepararse si todavía no saben de qué irá el kick off?

Si ya tienes claros los objetivos del kick off, siempre puedes darles un pequeño adelanto para que no vayan a la reunión sin saber nada. 

Eso les hará sentir más seguros y mejorará su actitud de cara al nuevo proyecto. 

Llegamos a lo que es probablemente la parte más importante del kick off. El “por qué” conecta a todos los participantes con el sentido del proyecto y su motivación. 

-Da propósito, porque ayuda a entender las razones de su trabajo más allá de las tareas diarias. 

-Genera alineación, y todos van en la misma dirección. 

-Motiva, porque todos los integrantes conocerán los beneficios que ese proyecto traerán en el futuro. 

-Facilita la toma de decisiones, porque mantiene el foco donde tiene que estar y ayuda a priorizar. 

-Crea compromiso, ya que todos los involucrados entienden el impacto de su trabajo.

Desarrollar un buen “WHY” es como transformar el punto de partida en un comienzo lleno de sentido. 

Apreciamos el fuerte compromiso que tienen nuestros profesionales sanitarios con los pacientes. Por eso, queremos apoyarles en su formación continuada.

Nos apasiona el ecosistema sanitario y reconocemos el valor de cada una de las personas que lo componen.

Te escuchamos, identificamos insights y cubrimos tus necesidades educacionales.

Si quieres conocernos un poquito mejor, aquí nos tienes. 

Si lo que te interesa es que te ayudemos a sacar tu proyecto adelante, estaremos encantados de conocerte.