Cómo hacer frente a un congreso

¿Qué te viene a la mente cuando escuchas la palabra “Congreso”? 

¿Ajetreo? ¿Reencuentros? ¿Hacer nuevos contactos? ¿Novedades? 

Para muchas personas, la época de congresos se espera con muchas ganas y emoción. Pero para otras es sinónimo de ritmo frenético y muchas horas de pie. 

También están las personas que por primera vez deben o deciden asistir a un congreso y no saben muy bien qué se van a encontrar. 

Si ese es tu caso, quédate por aquí que nosotros te ayudamos. 

En CMC hemos asistido a más de 100 congresos en los 15 años que llevamos en activo. 

Congresos nacionales e internacionales, muchos de ellos incluso fuera de Europa. 

Para ese tipo de viajes, es importante una preparación previa, unas ideas bien marcadas, y un buen planning para los días que durará el viaje. 

Una vez que estás en el congreso te toca dar rienda suelta a tus dotes sociales. Hacer contactos es otro de esos objetivos que siempre debes tener en mente. Te contamos nuestros trucos. 

Y cuando finaliza el congreso es normal sentirse agotado. Pero todo no acaba ahí. Hay mucho que revisar y cosas que preparar.

¿Nos ponemos a ello? ¡Vamos!

Fechas

Parece una tontería recordar este punto, pero nada más lejos de la realidad. Es importante que anotemos bien las fechas del congreso al que vayamos a asistir con suficiente tiempo para organizarnos bien. No es lo mismo asistir a un congreso nacional que a uno internacional.

¿Cuánto dura el congreso? ¿Estaremos todos los días? ¿Será viaje express (ida y vuelta el mismo día)? 

Vuelos, transporte y alojamiento

Una vez hemos decidido cuánto ha de durar nuestro viaje, toca buscar vuelo. Aunque estamos muy acostumbrados a buscarlos por internet, hay un truco que a nosotros nos funciona bastante bien.

Vamos a Google Flights. Ponemos lugar de salida y destino, así como las fechas del congreso. Después verás unos iconos de “Tabla de fechas” y “Gráfico de precios”. Así podrás comparar si saliendo o llegando un día antes o después te sale mejor de precio.

Otra opción, si el congreso es en Madrid o Barcelona, es el tren de alta velocidad. Ahora contamos con plataformas como Adif, Ouigo o Avlo dónde podemos encontrar pasajes a varias horas distintas. ¿La ventaja? Te deja en el mismo centro de la ciudad.

Muy bien, llegas al destino. ¿Y ahora qué?

Sería importante saber cómo llegar al congreso desde el aeropuerto o la estación de tren. Por suerte, la mayoría de las ciudades cuentan con buen transporte público si quieres ahorrar dinero. Si lo tuyo es ahorrar tiempo, siempre mejor un taxi.

Después de un día agotador en el congreso, toca descansar. Te recomendamos buscar alojamiento cerca del lugar dónde se celebra el evento. ¿Por qué? Muy sencillo, te ahorraras muchos quebraderos de cabeza dando vueltas de un sitio a otro. Tu tiempo vale oro.

Programa del congreso 

La planificación es la clave. ¿Tienes el programa a mano? ¿Qué papel juegas en el congreso? ¿Tienes un stand o mesa? ¿Dónde es probable que tengas más oportunidad de negocio?

Recomendación: Apuntarlo todo bien. Así irás a las reuniones que tengas preparado y con los objetivos bien definidos. En los congresos no hay tiempo que perder.

Maleta

Somos partidarios de no facturar. Normalmente estarás 1 o 2 noches fuera. No es necesario llevarte todo tu armario al lugar de destino. ¿Qué cosas has de tener en cuenta para preparar tu maleta?

• Comprobar el tiempo en el lugar del congreso: 
  ¿Hará sol o lluvia? ¿Temperaturas altas o bajas? ¿Es invierno o verano?
• Prendas polivalentes: 
  Se trata de crear un mini armario cápsula, llevar prendas que combinen entre sí para crear más de un look. Por ejemplo, si llevas 2 pantalones, que uno sea más de vestir y el otro más informal. Todo dependerá de la estación del año en que viajes (en invierno, los jerséis ocupan más). 
• Calzado: 
  Esto es súper importante. A todos nos encanta ir guapos, pero cuando te pasas horas de pie caminando de un sitio a otro, la comodidad es la clave. Lleva siempre 2 pares para que tus pies descansen.
• Si has de llevar un traje: 
  ¡No factures! Nosotros tenemos un súper truco sacado de YouTube. Doblamos el traje y cuando llegamos al destino lo colgamos de una percha en el baño. Con el vapor de la ducha queda planchado. Te aseguramos de que queda perfecto.
  https://www.youtube.com/watch?v=EwRkcgyCb1E
• Neceser:
  A parte de lo que siempre llevamos (cepillo de dientes, colonia, champú…) no está de más llevarte una ampollita de efecto flash. Tienes buena cara en 2 minutos. Ahora mismo debes estar pensando que estamos locos, pero tu apariencia hará que los clientes y sponsors estén más receptivos.

Meetings y networking

Es el momento de entrar en acción. La preparación previa nos ayuda a sentirnos más seguros en las reuniones y empatizar con las personas que participan. Pero aparte de las citas programadas, en los congresos suele tocar improvisar y adaptarte porque conoces a gente nueva o hay cambios en la planificación. De este networking más improvisado muchas veces surgen grandes ideas y colaboraciones.

Alimentación

Empieza el día con un buen desayuno que te dé fuerzas para el resto del día.

Nos encantaría decirte que comerás súper bien en los congresos, pero llevamos más de 14 años viajando y todavía no hemos encontrado ni uno en el que hayamos comido bien. ¿Nuestra recomendación? Hay veces que se solapan reuniones y se pasa la hora de la comida. Lleva barritas o frutos secos y no te olvides de beber agua.

En las cenas, si puedes, pégate un homenaje. ¡Te lo mereces! Has estado todo el día fuera de casa y trabajando sin parar. 

Descanso

¡Seguro que acabarás agotado/a! Busca ratos antes y después del congreso para ti. Lo que mejor nos funciona es pegarnos una ducha caliente antes de salir a cenar.

Turismo/ocio

Esta parte es complicada si el congreso es fuera de la ciudad. Sin embargo, si tienes clientes o proveedores que son de allí, pregúntales qué ver o dónde salir a cenar. Ese ratito te enriquecerá y te ayudará a desconectar. Además, nunca sabes dónde encontrarás a un nuevo cliente o proveedor 😉

Repaso de reuniones

Parece mentira, pero el congreso ya ha pasado. Ahora te toca hacer un repaso de todo lo que has hecho allí. ¿Te acuerdas que nuestra recomendación es apuntarlo todo?

Con tantas reuniones, conversaciones de pasillo y experiencias es imprescindible tomar buena nota para hacer un mejor seguimiento. Aunque nos encanta la tecnología, para esta tarea en particular seguimos siendo muy fans de nuestra libreta.

Hacer seguimiento

¿De qué hablamos? ¿Qué necesita cada persona con la que nos reunimos? ¿Cuáles son los próximos pasos? Ahora es cuando agradecemos tanto las anotaciones en nuestra querida libreta para escribir los emails de seguimiento cuanto antes y mantener vivo el interés que hemos generado durante el congreso.

¿Qué te ha ayudado a ti a hacerle frente a este tipo de eventos? ¡Estamos deseando conocer tus trucos!